こんにちは、
最近仕事で仕事が増えてきたので、仕事をいかに効率化させ、早くこなしていくかを考えています。
経営状況が厳しいという理由からできるだけの残業の削減要求が来ており、仕事は増えているのに時間は短くなっていくという現状の中でどうすれば、ミスなく早く仕事をこなすことができるのか。
皆さんは忙しい時にどういった工夫をして仕事を回しているのでしょうか。
何か良い方法があれば教えてください。（笑）
今回は、そういった状況を抜け出すための一つのヒントとして本を読みました。
「ラクして速いが一番すごい」
仕事量の多さに忙殺される毎日を抜け出すためにこの本を手に取りました。
この本に書いてあることは、ショートカットキーや、業務効率化テクニックといった小手先の技ではなく、対人関係の中でスピーディーに仕事を進めていく手法が主に書かれています。
ほとんどの仕事は一人ではなく、対人関係の中で成り立ってますからね。
その中で個人的に印象に残ったものを紹介していきたいと思います。
- 形容詞、動詞より名詞、数字をどんどん使う
- 「自分一人の仕事」より「相手がいる仕事」から着手する
- 整理整頓の前に9割捨てる
- 心からのありがとうをしみこませる
- 実力より先に「できる人」という認知を作る
- 行動計画は細かくではなく、小さく簡単に
- 形容詞、動詞より名詞、数字をどんどん使う
形容詞は便利だが、相手に誤解を生む原因、自分と相手の認識がずれるもとになる可能性があります。
正確な情報がない時に形容詞でぼかして逃げがちですが、それが後で大きな問題に発展する可能性もあります。
語尾があいまいな動詞の時は名詞や、数字に置き換えましょう。
例：を向上させる、を徹底させる、を迅速にする、の努力をする、を心がける
- 「自分一人の仕事」より「相手がいる仕事」から着手する
仕事を楽に進めていくには、心理的に負担が少なく、着手しやすい仕事から始めていくのがコツ。最初の５分から１０分が勝負。
特に相手がいる仕事は、自分の仕事を終えてから相手のアクションがかかりますので、期限が迫ってくると矢のような最速が来て、あなたを心理的にも追い詰める要因になりかねません。
逆にあなたが早ければ、早いほど相手には、感謝され評判も着実に上がっていきます。
- 整理整頓の前に9割捨てる
ものやファイルがあふれていると自分が探したいときに肝心なものが見つからず、時間だけをロスしてしまうなんてことはよくあります。
ここで整理と整頓の違いをはっきりさせておきましょう。
整理とは、必要なものと不必要なものを振り分け不必要なものを捨てること。
整頓とは、必要なものを機能的に配置すること
つまり、整頓の前に整理が大切なのです。
ものを捨てるという作業は決断力がいるので、避けられがちですが、定期的に断捨離しないといつまでたっても生産性は上がりません。
- 心からのありがとうをしみこませる
誰とでも同じ態度で接し、相手を尊重する。当たり前のことですが、常時できてる人がどれだけいるでしょうか。
最近では、ビジネス書でもありがとうの効用が多く書かれてくるようになったので、ありがとうという文化が浸透してきつつあります。
ただ、口先だけのありがとうが増えて、相手に伝わっていない場合もあります。
そこで、メールの追伸として「いつも○○してくれてありがとう」と入れると相手の心にささります。
事実をベースに短文でありがとうを伝えることがコツです。
- 実力より先に「できる人」という認知を作る
仕事ができる人には、共通した立ち振る舞いがあります。
①真っ先に発言する。
会議などでは、主要ポジションの人の近くに座り、一番最初に発言し、実質その会議を言っているという認知をつけることが重要です。
②姿勢を正し、はっきりとした声を出す。
優秀なリーダーに猫背はおらず、堂々と立ち振る舞う癖をつけ、意思ははっきりと伝えます。
③お辞儀が一番深く、長い
会社生活を送る中で、出世し、偉そうに威張っている人をたまに見かけます。どんな自分が仕事で成果を上げ、出世しても腰を低くし、相手を敬うこころが必要です。
④リアクションが早い
とにかく、お礼などは早く行う。このスピードが肝心。
文章は１行で十分なので、すぐに返信する癖をつける。
忙しがっている人ほど返事が遅くなっているのも事実です。
⑤哲学と世界史を学ぶ
哲学と世界史を学んでおけば、リベラルアーツとして頭１つ抜きんでることができます。
特にプロテスタンティズムの倫理と資本主義の精神、君主論、孫子、史記は押さえておきましょう。
- 行動計画は細かくではなく、小さく簡単に
毎日の積み重ねは数年たつととんでもない差になります。
簡単ですぐできるものでいいので、目安として一つの行動計画を策定することが将来を良く変えるカギとなります。
ざっくりと５年後１０年後のビジョンを描き、日々精進することです。
自分の使命やアファメーションを手帳の最初のページに書き込み、毎日繰り返し読み上げることで無意識の中に目的を取り込むことができます。
今回は、この本から学んだことを実践するために、ここでアウトプットしました。
まだまだ自分に実力が足りていないことは認識しているので、少しでもこの現状を抜け出せるように努力していきたいです。
